Keissit

Työpajat: tehokasta, tarkoituksenmukaista ja herkkää

Me Keksissä olemme vetäneet arviolta 300 työpajaa viimeisen kymmenen vuoden aikana. Työpajoista ammennamme syvempää ymmärrystä asiakkaistamme, heidän toiminnastaan ja toiminnan tavoitteista. Työpajojen ansiosta toteuttamamme visuaalinen viestintä ei ole arvailua eikä tuurin varassa onnistunutta.

Visuaalinen viestintä on asioiden kiteyttämistä ja oivaltamista. Jotta aiheet, näkökulmat, tyyli ja käytännön tekeminen saadaan samaan pakettiin niin, että pysytään sekä budjetissa että aikataulussa, tarvitaan runsaasti keskustelua. Ja keskusteluun on hyvä osallistua markkinoinnin ja viestinnän ihmisten lisäksi niin asiantuntijat, myyjät kuin duunaritkin.

Nyt annamme suunvuoron asiakkaillemme, joiden kanssa on pidetty työpajoja viimeisen kuukauden aikana. Ennen korona-aikaa työpajat toteutettiin yhteisen pöydän ääressä, nyt sujuva työpajatyöskentely jatkuu etäyhteyksien avulla.

 

E.Ahlströmille, yli satavuotiaalle perheyhtiölle, lähdettiin toteuttamaan brändin kirkastusta, ilmeuudistusta ja kuvakonseptointia. E.Ahlströmin myyntijohtaja Teija Sääksmäki kuvailee, miten brändityötä pohjustava työpajatyöskentely Keksin kanssa sujui.

 

Mitä odotitte työpajoilta etukäteen? Täyttyivätkö odotukset?

Tarjouksesta ja ensimmäisestä tapaamisesta lähtien olimme vakuuttuneita Keksin rationaalisesta ja luottamusta herättävästä tavasta toimia. Odotimme, että työpajat ovat rakenteeltaan hyviä, meidän osallistujajoukkomme saadaan mukaan yhdessä tekemiseen ja prosessi etenee oikeaan suuntaan. Luotimme siihen, että kunhan vain kerromme teille avoimesti, millainen yritys olemme, te pystytte tekemään oman työnne parhaalla mahdollisella tavalla. Ja täytyy sanoa, että työpajat olivat ihan mahtavia, odotuksemme täyttyivät yli 100-prosenttisesti. Te olitte miettineet esimerkiksi roolituksen selväksi ja asiaa edistäväksi sekä oman tiiminne että meidän osaltamme – työskentelyssänne on paljon hyvän johtamisen elementtejä. Dialogi oli läpi työpajojen hedelmällistä ja hienoa.

Työpajojen kaltaiseen työskentelyyn liittyy aina myös herkkyys. Tilanne voi olla monelle outo, jännittäväkin. Työpajan vetäjiltä vaaditaan herkkyyttä aistia tilanteita ja tunnelmaa sekä hioa toimintaansa niiden mukaisesti. Mutta toisaalta myös viedä asiaa johdonmukaisesti eteenpäin ja olla rehellinen siitä, mitä ollaan tekemässä. Teillä on ihan poikkeuksellinen kyky kaikkeen tähän ja rohkeutta haastaa asiakasta sopivasti oikeissa kohdissa.

 

Millä perusteilla valitsitte osallistujat työpajoihin?

Halusimme mukaan osallistujia kaikilta osastoiltamme, varastomiehistä ylimpään johtoon. Tarkoituksella keräsimme joukkoon myös niitä, jotka innostuvat helposti uusista asioista ja niitä, jotka esittävät kaikken kriittisimmät kysymykset. Ja pitkään talossa olleiden lisäksi mukana oli tuoreitakin tulokkaita. Perheyhtiömme henkeen kuuluu kaikkien osallistaminen ja sen korostaminen, että on jokaisen vastuulla, millaista palvelua asiakkaamme meiltä saavat. Olemme ryhmä, jonka jokainen osa on tärkeä ja vaikuttava. Osallistujat olivatkin tosi innoissaan sekä työpajoissa että niiden jälkeen: viestiä on viety aktiivisesti eteenpäin organisaatiossamme. Yhdessä työstäminen luo yhteistä todellisuutta. Yhteinen ajattelemisen ja tekemisen tapa sekä taustalla vaikuttavat arvot konkretisoituivat ja jalostuivat työpajoissa koko porukalle.

 

Erosivatko Keksin työtavat muista vastaavista työpajoista, joihin olette osallistuneet?

Te olitte miettineet ja valmistelleet työpajat pienintäkin yksityiskohtaa myöten. Olitte selvästi paneutuneet asiaan ja käyttäneet suunnitteluun etukäteen aikaa. Se vahvisti luottamuksen ilmapiiriä. Systemaattisuus loi työpajaan turvaa ja sellaisen vapaan keskustelun hengen, jossa  kaikki kerrotut asiat ja mielipiteet olivat arvokkaita.

Päällimmäiseksi mieleen jäi se, miten työpajassa mentiin mahtavasti eteenpäin. Keksin työtavat saavat myös ihmisen itse oivaltamaan ja sitoutumaan muutokseen. Ryhmä muuttuu vasta, kun jokainen yksilö muuttuu. Kullakin osallistujalla pitää olla halu olla itse osa sitä prosessia. Harjoitteet olivat sekä kivoja että hyödyllisiä. Lisäbonuksena saimmekin työpajasta monia sellaisia menetelmiä, joita voimme hyödyntää omassa työssämme.

 

Mitä työpajassa olisi voitu tehdä paremmin tai toisin?

Tähän en kyllä keksi mitään! Teillä on tunneälyä, osaatte tehdä asiat visuaalisesti kiinnostaviksi ja te olette vaan ihmisinä kauhean kivoja. Se, että yritystemme arvomaailmat kohtaavat vahvasti, tekee yhteistyön helpoksi.

 

Suosittelisitteko Keksin työpajatyöskentelyä muille?

Voi lämpimästi suositella. Erityisesti sanallista ja visuaalista kirkastusta hakevalle toimijalle. Teidän ekosysteemiinne liittyy varsinainen moniosaajajoukko. Uskaltaisin heittäytyä keksiläisten kannateltavaksi, vaikkei olisi edes ihan selvää, mihin ollaan menossa!

 

Yksityisalojen Esimiehet ja Asiantuntijat YTY on palvelu- ja edunvalvontajärjestö esimiehille ja asiantuntijoille. Heille tuli ajankohtaiseksi  linjata omaa visuaalista viestintäänsä ennen kuvatuotantojen ja videoiden toteutuksia. YTYn viestintäpäällikkö Leena Vänni kertoo, mitä ajatuksia työpajatyöskentely Keksin kanssa osin etäyhteyksien avulla herätti.

 

Mitä odotitte työpajoilta etukäteen?

Että selkenee, mitä videot voisivat sisältää.

 

Miltä osin odotukset täyttyivät?

Täysin, lisäksi selkeni meidän omat vahvuutemme, johon jatkossakin kannattaa panostaa.

 

Millä perusteilla valitsitte osallistujat työpajoihin?

Meillä oli mukana minä viestinnästä vastaavana ja YTYn hyvin tuntevana. Lisäksi oli toiminnanjohtaja edustamassa näkemystä, mihin suuntaan YTYä halutaan viedä, ja uusin juristimme, jolla on vahva asiaosaaminen, mutta vielä tuore näkemys YTYstä.

 

Osoittautuiko osallistujajoukko oikeaksi? Miksi?

Osallistujajoukko oli todella hyvä ja täydensi toistensa näkemystä. Osallistujien näkemykset olivat myös tarpeeksi erilaisia keskenään, jolloin esille nousi paljon asioita.

 

Miten itse koit työpajaan osallistumisen?

Työpaja oli tehty sopivan tiiviiksi ja sen aikataulu piti. Osallistuminen oli antoisaa, sillä harvoin kuulee myöskään kollegoiden näkemyksiä tällaisista asioista.

 

Jäikö jokin työpajan tehtävistä tai keskusteluteemoista erityisesti mieleen kivana tai hyvänä?

Yleisesti se, miten YTY eroaa muista ja mikä YTY on.

 

Millaista oli tehdä tehtäviä, seurasiko niistä oivalluksia ja ahaa-elämyksiä, kiusaantumista tai jotakin odottamatonta?

Minulle selkeni, miten YTYn tehtävän ja kuvan voi ulkopuoliset nähdä ja mikä erottaa YTYä muista.

 

Jäikö sinulle tunne, että nykytilanteeseen tuli selkeyttä?

Kyllä.

 

Jäsentyivätkö työpajan ansiosta toimintaanne liittyvät asiat tai jokin muu asia sinulle?

Tällainen fasilitoitu keskustelu nostaa esiin monenlaisia näkemyksiä, jotka jäävät työn lomassa sanomatta.

 

Sopiko nyt jälkikäteen ajateltuna työpajatyöskentely Keksin tavalla teille hyvin, huonosti tai jotain siltä väliltä?

Hyvin.

 

Mitä työpajassa olisi voitu tehdä paremmin tai toisin?

En jäänyt kaipaamaan muutoksia.

 

Suosittelisitteko Keksin työpajatyöskentelyä muille?

Tällainen keskustelu on tosi hyödyllistä. Vaikka näkemyksistä ja ideoista voi periaatteessa keskustella vaikka joka päivä, sitä ei silti koskaan arkityön lomassa tehdä. Myös fasilitointi jakaa käytetyt puheenvuorot tavallista keskustelua tasaisemmin ja ulkopuolinen näkemys tuo lisää ajatuksia, mistä kulmasta asioita voi tarkastella.

 

Haluatko lisätietoa työpajatyöskentelystä?

Please wait...

Asiakasvastaava

Lotta Vaija

Asiakasvastaava

Natalia Baer

Asiakasvastaava

Jenni-Justiina Niemi

Vastaavat keissit