1 Rekisterinpitäjä

Keksi Agency Oy (“Keksi”)
Y-tunnus: 2519402-4
Osoite: Mannerheimintie 142, 00270 Helsinki

 

2 Yhteyshenkilö

Jenni-Justiina Niemi
jenni@keksiagency.fi

 

3 Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Käsittelemme seuraaviin tietoryhmiin liittyviä tietoja ja niiden muutostietoja yhteydessä:

 

3.1 Tilauksia ja asiakkuutta koskevat tiedot

• Henkilötiedot (nimi, käyttäjätunnukset, kirjautumistiedot)
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Työnantajatiedot (työnantajasi yhteystiedot, tilaushistoria)
• Tilaustesi sisältö, mukaan lukien valokuvat ja videot, tilaustesi seurantatiedot ja tilaushistoriaasi koskevat tiedot
• Osto- ja maksutiedot (laskutustiedot, maksuhistoria)
• Mallipankkiin kerätty tieto (yhteystiedot, kuvat, kokotiedot, ominaispiirteet, aiempi kokemuksesi ja mallipalkkion maksatusta varten tallentamasi verokortti- ja pankkiyhteystieto) 
• Reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot ja rekisteröidyn rekisterinpitäjään liittyvä toiminta sosiaalisen median palveluissa
• Keksin muiden palvelujen käyttämistä koskevat tiedot, kuten uutiskirjeen tilaamista koskevat tiedot
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Sinulle kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niiden käyttö, tiedot siitä, oletko avannut uutiskirjeitämme

 

3.2 Keksin verkkosivujen käytöstä automaattisesti kerätyt tiedot

Yllä kuvattujen sinulta kerättyjen henkilötietojen lisäksi käsittelemme henkilötietojasi, kun asioit verkkosivuillamme, vaikka et olisikaan rekisteröitynyt asiakkaaksemme tai kirjautunut palveluumme. Kun siirryt verkkosivullemme (www.keksiagency.fi), käsittelemme seuraavia tietojasi evästeiden, Facebook-pikselien, etag seurannan ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla:

• Päätelaitettasi ja verkkokäyttäytymistäsi koskevat tiedot (esim. IP-osoite, selaintyyppi, selaushistoria, liikkuminen nettisivuilla)
• Selailun ajankohta ja istunnon kesto
• Mitä linkkejä tai mainoksia klikkaat ja mitä mainoksia tai muita sisältöjä olet katsonut
• Chat-interaktiot
• Analytiikan ja seurantatekniikoiden avulla johdettu ja profiloitu tieto

 

Henkilötietoja voidaan yhdistellä useammasta käyttäjäistunnosta sekä myös muiden palvelujen kautta kerättyihin tietoihin.

 

4 Onko tietoja pakko antaa?

Tarvitsemme tilausten yhteydessä kerättyjä henkilötietojasi tilausten täytäntöön panemiseksi. Lisäksi tiettyjen henkilötietojen, kuten reklamaatioihin ja suoramarkkinointilupiin liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiimme.

Tiettyjen henkilötietojen antamatta jättäminen voi johtaa siihen, että emme voi toimittaa tilaustasi ja tehdä kanssasi sopimusta tuotteidemme myymisestä, eli emme voi myydä sinulle tuotteitamme.

 

5 Mistä henkilötietojasi kerätään?

Keräämme henkilötietojasi erityisesti sinulta itseltäsi, kun annat tietoja asioidessasi kanssamme. Voit antaa itsestäsi tietoja esimerkiksi tilauksen yhteydessä. Keräämme henkilötietoja myös kampanjoiden ja asiakaspalvelutilanteiden yhteydessä sekä silloin kun tilaat uutiskirjeemme.

Keräämme ja päivitämme henkilötietoja myös Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muiden osoite-, päivitys- ja muita vastaavia palveluita tarjoavien yritysten tai viranomaisten rekistereistä.

Lisäksi keräämme henkilötietojasi käyttämiesi päätelaitteiden välityksellä evästeiden, etag seurannan tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

 

6 Mitä tarkoituksia varten henkilötietojasi kerätään ja käsitellään?

6.1 Asiakashallinta ja palveluiden tarjoaminen

Käsittelemme henkilötietojasi asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin, ja kehittämiseen. Tarvitsemme henkilötietojasi palveluidemme toteuttamiseksi, kuten tilaustesi toimittamiseen.

Lisäksi käsittelemme tietojasi reklamaatioiden, virhetilanteiden ja muiden häiriötilanteiden selvittämiseksi.

 

6.2 Asiakasviestintä, markkinointi ja profilointi

Käsittelemme henkilötietoja myös asiakasviestinnän toteuttamiseksi sekä toimittaessamme tilaus- ja toimitusvahvistuksia sekä niihin liittyvässä viestinnässämme. Lisäksi käytämme henkilötietojasi Keksin suoramarkkinointia ja muuta markkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi.

Jotta voimme tarjota kiinnostavia sisältöjä, voimme kohdentaa markkinointiviestintäämme analysoimalla ja profiloimalla rekisterissämme käsiteltäviä tietoja, kuten tilaustietoja ja palveluidemme käyttötietoja. Emme suorita automaattista päätöksentekoa profiloinnin avulla tai muutoin.

 

6.3 Palveluiden kehittäminen

Käsittelemme henkilötietoja myös palveluidemme ja muun liiketoimintamme analysointiin ja kehittämiseen sekä tilastointitarkoituksiin.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja mahdollisten väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.

 

7 Mitkä ovat käsittelyn oikeusperusteet?

7.1 Oikeutettu etu

Oikeutemme käsitellä henkilötietojasi perustuu pääosin asiakassuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Käsittelemme tietojasi esimerkiksi palvelujen tarjoamiseksi, markkinoinnin lähettämiseksi ja tuotteidemme myymiseksi siinä määrin kuin se on tarpeellista näiden toimenpiteiden suorittamiseksi. Käsittelemme henkilötietojasi myös profiilien luomiseksi ja markkinoinnin lähettämiseksi oikeutetun edun perusteella.

Olemme arvioineet tietosuojalainsäädännön ja viranomaisohjeistusten edellyttämällä tavalla, että sinun etusi, perusoikeutesi tai vapautesi eivät syrjäytä tätä oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Voit halutessasi käyttää tämän selosteen kohdissa 11 ja 12 kuvattuja oikeuksiasi, mikäli haluat vastustaa tai rajoittaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä.    

 

7.2 Sopimus

Käsittelemme henkilötietojasi myös sinun ja meidän välillämme solmitun sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi. Sinun edustamasi tahon ja Keksin välillä solmitaan sopimus, kun hyväksyt toimitusehtomme ja tilaat palveluitamme.

 

7.3 Suostumus

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella siltä osin, kuin pyydämme suostumustasi sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi. Käsittelemme myös evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla kerättyjä henkilötietojasi evästeiden asettamista koskevan suostumuksen perusteella.

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön tai sähköisen suoramarkkinoinnin osalta markkinointiviesteistä löytyvän linkin kautta.

 

7.4 Lakisääteinen velvoite

Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, kun käsittelemme tietojasi kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi tai luovutamme tietoja viranomaisille.

 

8 Mille tahoille siirrämme tai luovutamme henkilötietoja?

Luovutamme henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Luovutamme tarpeen tullen henkilötietoja myös tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, kuten toimivaltaisille viranomaisille.

Siirrämme henkilötietoja IT-palveluntarjoajille, tilitoimistolle ja muille palveluntuottajillemme tietojen säilyttämiseksi ja käsittelemiseksi ohjeidemme mukaisesti Keksin määrittelemiin tarkoituksiin ja lukuun.

 

9 Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Emme siirrä henkilötietojasi EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

 

10 Miten kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai sopimusvelvoitteidemme sekä lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi.

• Säilytämme tilaustietoja sekä asiakaspalvelun yhteydessä kerättyjä tietoja kymmenen (10) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin olet viimeisen kerran asioinut kanssamme, tehnyt tilauksen tai asioinut asiakaspalvelumme kanssa.
• Säilytämme kaikki kirjanpitovelvoitteidemme noudattamiseksi tarpeelliset henkilötiedot kymmenen (10) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jolloin tiedot on kerätty.
• Jos olet tilannut uutiskirjeemme, säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin uutiskirjeen tilaus on voimassa. Jos peruutat uutiskirjeen tilauksen eli peruutat suostumuksesi sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen, lopetamme uutiskirjeen toimituksen sinulle ilman aiheetonta viivytystä, mutta säilytämme peruutuksen jälkeen tietoa markkinointikiellosta niin kauan kuin henkilötietojasi käsitellään muihin tarkoituksiin.
• Säilytämme evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla kerättyjä henkilötietojasi kahden (2) vuoden ajan.

 

11 Rekisteröidyn oikeudet: Miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle oikeuksia, jotka on kuvattu alempana. Nämä oikeudet vahvistavat yksityisyydensuojaasi ja antavat sinulle mahdollisuuden kontrolloida omien henkilötietojesi käsittelyä.

Toimitamme sinulle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa yhteydenotostasi tiedot toimenpiteistä, joihin olemme ryhtyneet oikeuksiesi toteuttamiseen liittyvien pyyntöjen johdosta.

Jos esität useita pyyntöjä tai jos pyyntösi on erityisen monimutkainen, voimme tarpeen mukaan jatkaa vastauksen määräaikaa enintään kahdella (2) kuukaudella. Ilmoitamme sinulle erikseen tällaisesta viivästymisestä.

Voit esittää tässä kohdassa 11 kuvattua oikeutta koskevan pyynnön tämän selosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle postitse tai sähköpostitse.

Huomaathan, että voimme tarpeen mukaan pyytää sinua toimittamaan lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.

 

11.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus saada tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos esität pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, ellet erityisesti pyydä muuta toimitustapaa jonka voimme kohtuudella toteuttaa.

Voimme periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, jos pyydät useampia jäljennöksiä tai jos esität pyyntöjä toistuvasti.

Emme voi antaa sinulle tietoja, jotka voisivat paljastaa liikesalaisuuksia tai loukata toisen henkilön oikeuksia tai vapauksia. Emme esimerkiksi luovuta muiden henkilöiden henkilötietoja pyynnöstäsi huolimatta.

 

11.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä.

 

11.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan itseäsi koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

• henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin (esimerkiksi jos henkilötietojasi ei enää tarvita asiakashallintaan tai muuhun vastaavaan tarkoitukseen);
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti; tai
• henkilötietosi on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

 

11.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan erillisellä suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:

• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• henkilötietojesi käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista;
• emme tarvitse enää henkilötietojasi tämän selosteen kohdassa 6 kuvattuihin käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme sinun vastustamisesi perusteet.

 

11.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin olet itse toimittanut henkilötietosi meille, sinulla on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, niiltä osin kuin olemme käsitelleet henkilötietojasi automaattisesti ja käsittely perustuu joko suostumukseesi (esimerkiksi sähköisen suoramarkkinoinnin osalta) tai henkilötietojesi käsittely on tarpeen sopimuksen, kuten tekemäsi tilauksen täytäntöön panemiseksi.   

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Sinulla ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, jos kyseisiä henkilötietoja käsitellään meidän oikeutetun etumme perusteella.

 

12 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä ja käsittely perustuu oikeutettuun etuumme.

Lisäksi sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää suorittaa tämän vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

 

13 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on loukattu tietosuojalainsäädäntöön ja erityisesti tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi.

 

14 Miten huolehdimme henkilötietojesi turvallisuudesta?

Henkilötietojen asianmukainen suojaaminen on meille äärimmäisen tärkeää. Keräämme tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Olemme sopimuksellisin keinoin huolehtineet siitä, että henkilötietoja lukuumme käsittelevä yhteistyökumppani on sitoutunut henkilötietojen suojaamiseen myös omien työntekijöidensä toimien osalta.

Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Keksin käytössä olevissa lukituissa toimitiloissa.

 

15 Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme (www.keksiagency.fi) evästeitä (cookies), Facebook-pikseleitä ja muita vastaavia tekniikoita palvellaksemme asiakkaitamme mahdollisimman hyvin. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka voidaan toimittaa päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivustollamme. Käytämme evästeitä verkkopalvelumme toiminnallisuuksien mahdollistamiseksi, kuten kirjautumisen ja ostoskoriominaisuuden toteuttamiseksi. Evästeet helpottavat, parantavat ja nopeuttavat verkkosivujemme selausta ja käyttäjäkokemusta.

Evästeiden avulla keräämme tietoja käyttämistäsi päätelaitteista ja käyttäytymisestäsi palvelussamme, kuten tietoja siitä, miltä sivulta olet saapunut palveluumme, mitä selainta käytät tai milloin ja mitä palvelun osiota olet selannut. Käytämme näitä tietoja esimerkiksi verkkopalvelumme käyttömukavuuden kehittämiseen, kävijädatan analysoimiseen, asiakastutkimukseen, sisältöjen personointiin sekä viestinnän ja markkinoinnin kohdentamiseen ja mainonnanhallintaan. Saatamme sinua mahdollisesti kiinnostavien tuotteiden määrittämiseksi kerätä tietoja avaamistasi sivuista tai ostamistasi tuotteista, jotta voimme markkinoida asiaankuuluvia palveluja sinulle. Facebook-pikselien avulla voimme kohdentaa sinulle kiinnostavaa markkinointia myös Facebookissa.

Sinulla on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö kokonaan tai osittain muuttamalla selaimesi asetuksia. Voit halutessasi myös poistaa aiemmin tallentuneet evästeet. Huomaathan, että evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkosivustomme ja palvelujemme niiden osien tai toimintojen käyttämiseen tai jopa estää ne kokonaan.

 

16 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Voimme ajoittain tehdä muutoksia tietosuojakäytäntöihimme esimerkiksi omien toimintatapojemme tai lainsäädännön ja tulkintakäytäntöjen muutosten perusteella. Suosittelemme, että tutustut tietosuojainformaatioomme säännöllisesti, jotta saat kattavat tiedot mahdollisesti tehdyistä muutoksista.

Kun muutamme tietosuojakäytäntöjämme, ilmoitamme muutoksista verkkosivustollamme.